1. GENERALIDADES
La presente política regula la protección de datos personales y establece las garantías legales que debe cumplir ALGRANEL S.A. para el debido tratamiento de dicha información, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014.
La presente política de protección de datos personales aplica para todos los funcionarios de ALGRANEL S.A., a los titulares de los datos y a los responsables del tratamiento de los mismos, así como a todos los procesos de la organización cuyo desarrollo involucre el uso de datos personales.
2. DEFINICIONES
- AUTORIZACIÓN: Consentimiento informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato.
- DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, estos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- DATO SENSIBLE: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento.
- TITULAR DEL DATO: Es la persona natural cuyos datos sean objeto de Tratamiento.
- TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. PRINCIPIOS
Los siguientes principios regirán la utilización de datos personales a cargo de ALGRANEL S.A.:
- LEGALIDAD: El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad regulada, por lo cual, el manejo de los mismos deberá efectuarse dentro del marco legal establecido por las autoridades competentes.
- FINALIDAD: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular para que éste exprese su consentimiento.
- LIBERTAD: El tratamiento de datos personales en ALGRANEL S.A., se realizará con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que releve su consentimiento.
- CALIDAD O VERACIDAD DEL DATO: Es responsabilidad del titular de la información personal que esta sea veraz, completa, comprobable, comprensible, exacta y actualizada.
- TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
- ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales entregados a ALGRANEL S.A. serán usados solo para una finalidad legítima, según la naturaleza del dato y con previa autorización del titular. El titular con su autorización, facultará a ALGRANEL S.A. de la misma manera, a la transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades mencionadas en el presente documento a encargados del tratamiento. Los datos personales bajo custodia de ALGRANEL S.A., salvo los catalogados como información pública, no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, a menos que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet.
- SEGURIDAD DEL DATO: ALGRANEL S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad con el fin de evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- CONFIDENCIALIDAD: ALGRANEL S.A. y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. ALGRANEL S.A. implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
- PROTECCIÓN ESPECIAL DE DATOS SENSIBLES: ALGRANEL S.A. no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos biométricos, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de ALGRANEL S.A., tienen los derechos aquí descritos en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Tener acceso a este Manual y a sus modificaciones de manera oportuna, previo a la implementación de las mismas.
El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. Previa verificación de su identidad, la información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular y de conformidad con lo establecido en la presente política. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder totalmente a aquella que repose en la base de datos de la entidad.
5. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
ALGRANEL S.A., se ciñe a los derechos aquí descritos en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derecho de habeas data;
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la información que almacenada corresponde a la que suministre el titular, partiendo de la idea de que esta es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado;
- Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
6.1. Datos Personales relacionados de Clientes
ALGRANEL S.A. solo recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para cumplir con lo establecido en las condiciones de prestación de servicios pactadas con los clientes.
Las finalidades para los cuales serán utilizados los datos personales de clientes son:
- Comunicación en las diferentes etapas de la prestación de servicios;
- Informar sobre nuevos servicios o modificaciones en los existentes;
- Fines contractuales, comerciales, de atención al cliente, entre otros relacionados directamente con la razón social de ALGRANEL S.A. y el tipo de relación jurídica que tiene con el titular del dato.
- Realización de encuestas sobre satisfacción de los servicios prestados por ALGRANEL S.A.
- La prevención y control de lavados de activos y la financiación del terrorismo.
ALGRANEL S.A. podrá recolectar datos personales de los proveedores de servicios de transporte e inspección de sus clientes, atendiendo las características de los servicios que van a realizar en las instalaciones de ALGRANEL S.A.
Los datos de los clientes se conservan y administran bajo responsabilidad de ALGRANEL S.A.
6.2. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.
Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.
6.2.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual.
ALGRANEL S.A. informará a las personas seleccionadas para participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de ALGRANEL S.A. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes así como su almacenamiento posterior al cierre del proceso de selección está terminantemente prohibido.
6.2.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual.
ALGRANEL S.A. almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
Los datos personales de los empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
- Administración de la relación contractual
- Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas;
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual está prohibido, salvo que exista autorización expresa por parte del titular para un uso distinto o medie una orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a ALGRANEL S.A. evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
6.2.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, ALGRANEL S.A. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, bajo las medidas y los niveles de seguridad que garanticen la protección de la información y eviten su uso no autorizado.
Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
- Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas;
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
6.3. Tratamiento de datos personales de Accionistas.
Los datos de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de ALGRANEL S.A., son de carácter confidencial. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:
- Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
- Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía.
- Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la sociedad.
6.4. Tratamiento de datos personales de Miembros de Junta Directiva.
Los datos de las personas naturales que llegaren a tener la condición de miembro de Junta Directiva serán empleados con la siguiente finalidad:
- Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de miembro de junta directiva.
- Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía.
- Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas.
6.5. Tratamiento de datos personales de proveedores y contratistas
ALGRANEL S.A. solo recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato pactado con el proveedor/contratista.
Las finalidades para los cuales serán utilizados los datos personales de proveedores y contratistas son:
- Envío de invitaciones a contratar
- Gestión de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
- Evaluación de conformidad.
- La prevención y control de lavados de activos y la financiación del terrorismo.
ALGRANEL S.A. podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores o contratistas atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor o contratista.
Cuando ALGRANEL S.A. entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados. ALGRANEL S.A. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
6.6. Tratamiento de datos personales de terceros
Este tratamiento aplica para terceros cuyas actividades deban realizarse en las instalaciones de la compañía, tales como navieras, transportadoras, visitantes, autoridades y compañías inspectoras. ALGRANEL S.A. solo recolectará los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos atendiendo las características de los servicios que prestan a los clientes de ALGRANEL S.A.
Las finalidades para los cuales serán utilizados los datos personales de proveedores son:
- Autorización de ingreso y ejecución de actividades dentro de las instalaciones de la compañía.
- Comunicación en las diferentes actividades en las que intervienen.
- Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas.
6.7. Entrega de datos personales a las autoridades
Cuando ALGRANEL S.A. reciba solicitud por parte de una autoridad del Estado para el acceso y/o entrega de datos de carácter personal que reposen en bases de datos de la compañía, se dejará constancia de la remisión de los datos personales suministrados.
7. EXCLUSIONES
La autorización del titular no será necesaria en los casos descritos en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
8. CONSULTA, MODIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES
Los titulares de la información podrán solicitar en cualquier momento la consulta, corrección, actualización o supresión de los datos que ALGRANEL S.A. tenga en sus bases de datos. Así mismo, el titular podrá elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en esta política. Para ello, el titular deberá pasar su solicitud por escrito al correo electrónico [email protected].
El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud o reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su requerimiento, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos se manejarán atendiendo lo dispuesto en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
El área de Contratación y Entidades será la encargada de atender todas las solicitudes que en materia de protección de datos se realicen. Estas se resolverán de conformidad con lo establecido en el Título V de la Ley 1581 de 2012.
9. AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales podrán autorizar mediante la firma del “Aviso de privacidad” o por medio de correo electrónico usado para la difusión de la política o el buzón de sugerencias ubicado en cada sede.
En caso de no recibir manifestación por parte del titular, al término de 30 días hábiles de haber sido informada la política de tratamiento de datos personales, ALGRANEL S.A. entenderá que está autorizado para continuar con el tratamiento de datos personales como se ha especificado, hasta que el titular de los datos manifieste expresamente lo contrario.
10. VIGENCIA
La presente política de protección de datos personales es vigente a partir de su publicación y es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de ALGRANEL S.A.
ALGRANEL S.A. prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales sin autorización del titular del mismo.
Esta información está publicada en nuestra página de internet www.algranel.com.co Sección Contáctenos.
ALGRANEL S.A.
Responsable: Área de Contratación y Entidades
Domicilio: Carrera 13 # 63 – 39 Piso 12
Bogotá D.C. – Colombia
Correo electrónico: [email protected]
PBX: (571) 640 96 66
Fax: (571) 235 35 84
AVISO DE PRIVACIDAD
En cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, ALGRANEL S.A. se permite comunicar que cuenta con la Política de Protección de Datos Personal para el uso, tratamiento y protección de los datos personales que ha obtenido en el desarrollo de sus actividades.
Esta información es y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias de ALGRANEL S.A., en su condición de sociedad anónima, en forma directa para el manejo de información con fines laborales, legales, comerciales y para el desarrollo de su objeto social, lo anterior, acorde con la política de tratamiento de datos personales, disponible para su consulta en nuestra página web en la sección “Contáctenos”
1. Identificación del Responsable.
Razón social: ALGRANEL S.A.
Página Web: www.algranel.com.co
Domicilio Social: Bogotá D.C. – Colombia
Dirección: Carrera 13 # 63 – 39 Piso 12
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: (571) 640 96 66
2. Tratamiento y finalidad.
Los datos suministrados por nuestros clientes y sus proveedores (incluidos pero no limitados a: Navieras, Compañías Inspectoras y Transportadoras) podrán ser empleados por ALGRANEL S.A. para el desarrollo de su objeto social, para lo cual se realiza recopilación, almacenamiento, copia, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso para fines estadísticos, de los datos suministrados.
Los datos personales de los proveedores y contratistas, se emplearán por parte de ALGRANEL S.A. con la finalidad que indique la relación contractual convenida entre las partes.
Con respecto a los datos personales de trabajadores de la Compañía, de igual manera podrán ser tratados por ALGRANEL S.A con el propósito de administrar correctamente la relación laboral.
3. Vigencia.
La presente autorización estará vigente desde la fecha de su aceptación y permanecerá vigente hasta que el titular de la información solicite la revocación o supresión de la misma, se dé por finalizada la relación laboral, comercial o contractual entre ALGRANEL y el titular de los datos personales y/o se venzan los términos legales de retención de información que apliquen.
4. Derechos de los titulares.
Los titulares de datos personales, conforme a la ley, tienen el derecho de consultar, modificar, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ALGRANEL S.A., así como informarse acerca del uso que se le ha dado a sus datos personales, revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión de los datos almacenados, de forma sencilla y gratuita. Los titulares de la información podrán ejercer los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012, a través de los siguientes medios:
http://www.algranel.com.co/ En la Sección “Contáctenos”
Correo electrónico: [email protected]
O enviando su comunicación a la Carrera 13 # 63 – 39 Piso 12 en Bogotá
5. AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales podrán autorizar mediante la firma del “Aviso de privacidad” o de forma escrita por medio del correo electrónico usado para la difusión de la política o el buzón de sugerencias ubicado en cada sede.
En caso de no recibir manifestación por parte del titular, al término de 30 días hábiles de haber sido informada la política de tratamiento de datos personales, ALGRANEL S.A. entenderá que está autorizado para continuar con el tratamiento de información como se ha especificado, hasta que el titular de los datos manifieste expresamente lo contrario, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
